Heizkostenabrechnung bei Mieterauszug: Warum eine Zwischenabrechnung oft nicht möglich ist

Ein Mieter zieht aus, der Vermieter möchte die Nebenkostenabrechnung erstellen – und braucht dafür die Heizkosten. Klingt einfach, ist aber in der Praxis einer der häufigsten Stolpersteine. Wir erklären, warum eine verbrauchsabhängige Zwischenabrechnung zum Auszugsdatum meistens nicht funktioniert und wie stattdessen vorgegangen wird.

Das Problem: Die Versorgerrechnung fehlt

Heizkosten werden auf Basis der Abrechnungen der Energieversorger ermittelt. Diese erstellen ihre Schlussrechnungen für ein Kalenderjahr jedoch erst im Folgejahr – meist zwischen Februar und Mai. Erst dann steht fest, wie hoch die Gesamtkosten für das Abrechnungsjahr tatsächlich waren.

Das bedeutet: Zieht ein Mieter beispielsweise zum 1. Juli aus, liegt zum Zeitpunkt des Auszugs noch keine Versorgerrechnung für das laufende Jahr vor. Eine verbrauchsabhängige, verbindliche Abrechnung ist schlicht noch nicht möglich.

Was stattdessen passiert

Anstatt eine Zwischenabrechnung zum Auszugsdatum zu erstellen, gilt folgendes Vorgehen:

1. Reguläre Jahresabrechnung: Der ehemalige Mieter erhält im darauffolgenden Jahr die normale Heizkostenabrechnung für das gesamte Abrechnungsjahr.

2. Zustellung an die neue Adresse: Dafür benötigen Sie die neue Postanschrift des Ausgezogenen.

3. Abrechnungszeitraum: Der Verbrauch des ehemaligen Mieters wird bis zum Auszugsdatum erfasst und anteilig berechnet – der restliche Zeitraum geht zu Lasten des neuen Mieters bzw. des Vermieters.

   
   

Was Vermieter tun können

Wenn ein Mieter auszieht, hilft es, folgende Punkte frühzeitig zu klären:

Neue Adresse einholen – Am besten bereits im Rahmen des Übergabeprotokolls. So kann die spätere Abrechnung direkt zugestellt werden.

Kaution / Vorauszahlungen – Da die endgültige Abrechnung erst im Folgejahr erfolgt, behalten viele Vermieter einen Teil der Kaution bis zur finalen Abrechnung ein. Auch hier ist die neue Adresse wichtig.

Zählerstände dokumentieren – Die Funk-Ablesung der Heizkostenverteiler bzw. Wärmezähler zum Auszugsdatum ist natürlich möglich bzw. passiert automatisch. Sie dient als Grundlage für die spätere Aufteilung.

Transparenz gegenüber dem Mieter – Es empfiehlt sich, den Auszugsmieter schriftlich darüber zu informieren, dass die Heizkostenabrechnung erst im kommenden Jahr folgt. Das vermeidet Rückfragen und Missverständnisse.

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